LA 4ª REVOLUCIÓN INDUSTRIAL

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Aproximadamente en 2025, la generación de los millennials compondrá el 75% de la fuerza laboral, por lo que tanto en pequeñas como en medianas empresas se necesita atraer, retener y potenciar el talento.

Una de las claves del proceso de transformación digital en las organizaciones, y que determinará el éxito de unas y otras, es la reconversión de la estructura organizativa, hasta el punto que en las plantillas ya se empieza a notar los efectos de la Cuarta Revolución Industrial. Para ello, las marcas deberán adecuarse a una estructura más flexible con la que competir en el desafiante mercado laboral.

Desde la perspectiva del talento, Accenture Strategy presentó en el Foro de Davos un informe que analizaba el reto de la digitalización, bajo el título ‘Harnessing revolution: the future of workspace‘.

Elaborado por Mark Knickrehm y Ellyn Shook, el documento ofrece una hoja de ruta a los responsables y directivos que quieran desarrollar nuevo talento y atraerlo, acelerar el cambio, asegurar que nadie en la organización se queda atrás o conocer el tipo de inversión necesaria para formar al personal.

En la hoja de ruta se enumeran una serie de propuestas clave.

– Creación de un modelo de mano de obra flexible. El informe cita que “las estructuras de trabajo rígidas y formales no soportan las demandas de agilidad y rapidez que exige la innovación digital”. Hay que redefinir y co-crear oportunidades de empleo que deben estar disponibles tanto a tiempo completo como para freelancers. Tal es así, que según Accenture, un 44% de los ejecutivos incluirá para 2018 contratistas independientes o posiciones temporales en su fuerza laboral.

– Diseño colaborativo y experimentación rápida. Como el informe puntualiza “en lugar de intentar que toda la organización se mueva a nuevas prácticas, es preferible probarlas ‘al margen’, y mantenerlas alejadas de la cultura institucional, cuyo sistema inmunológico las aplastará”.

– Habilitar el cambio desde ecosistemas y plataformas digitales. Para poder construir una comunidad, las organizaciones inteligentes crearán redes físicas y virtuales, las cuales facilitarán el acceso a la formación en nuevas capacitaciones, generarán feedback y proporcionarán nuevos roles y proyectos potenciales a los empleados. Junto con ello les permitirán a las empresas acceder a nuevas fuentes de talento cuando lo requieran.

Un ejemplo de ello se puede ver en el Marketplace Jolt, que ofrece vídeos impartidos por reconocidos profesionales de una variedad amplia de temas.

– Que los trabajadores senior acompañen a los junior. El documento detalla que hay que provocar que los empleados más sabios o los jubilados recientemente acompañen al nuevo talento. Esta combinación es una práctica en auge ya que, como indica la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, el 8% de las 463 empresas consultadas cuentan ya con programas de esta naturaleza.

¿Cómo sacar rendimiento a las personas?

Tras estos cambios estructurales, para Accenture Strategy, el primer paso es empezar el proceso de transformación digital desde arriba. El informe explica que “formar a la plantilla en el cambio digital no excluye a los estratos más altos de la organización. Nuestras investigaciones revelan un cierto déficit de experiencia en nuevas tecnologías: sólo el 10% de los miembros de consejos encuestados la tienen”.

Los líderes del siglo XXI necesitan dotarse de una serie de competencias, como son “la habilidad de gestionar de forma horizontal, en lugar de jerárquica; la capacidad de demostrar curiosidad intelectual; y la voluntad de ir más allá de la gestión corporativa tradicional, inspirando nuevas formas de pensar e incentivando la creatividad” entre el conjunto de la organización.

Con respecto a la plantilla, gracias al mundo digital que pone multitud de herramientas a su disposición, esta se puede formar y preparar. “Actualmente son un 40% los trabajadores que reportan escasez de talento en sus empresas”, explica el estudio.

Hoy un 64% de los trabajadores encuestados reconoce que el ritmo del cambio se acelera con la llegada de las nuevas tecnologías, siendo un 92% los que, debido a estos avances, esperan trabajar de forma muy diferente. Del total, un 84% se sienten encantados con el cambio que está por venir.

En este tiempo es importante destacar el papel de las instituciones educativas, ya que juegan el papel de inculcar esas nuevas competencias entre los profesionales del mañana.

Al respecto, el chief administrative office de Bank of America, Andrea Smith, explica que las empresas necesitan “un conjunto diferente de competencias, un tipo diferente de formación y un estilo diferente de reclutamiento”.

Fuente documental: Consultora Accenture

PLAN ESTRATÉGICO LOPD – ANÁLISIS DEL CASO

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Estimados stakeholders:

La Agencia española de Protección de Datos presentó el pasado jueves el balance de su primer año con el nuevo Plan Estratégico y las líneas prioritarias para 2017. Adjunto el vínculo/link Plan estratégico AEPD
El gran reto que se presenta para la Agencia en el próximo año asentar las bases para que, “tanto las entidades como los profesionales de la privacidad puedan adaptarse de forma paulatina al nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos, que será de aplicación directa en mayo de 2018”. En este sentido, “la Agencia contempla prestar especial atención a las pymes, que constituyen el 99% del tejido empresarial español, para facilitarles herramientas y orientaciones que les permitan cumplir con la nueva legislación”.

La Agencia, además, trabajará en el lanzamiento de nuevas herramientas de prevención y concienciación para los ciudadanos y el análisis pormenorizado de nuevas tecnologías y el impacto que esto pudiera tener sobre la privacidad.

Como ejemplo el siguiente caso publicado por el bufete de abogados especialistas de LEGALITAS:

¿Qué hago si mi nombre, DNI, teléfono y dirección están publicados en Internet?

Buscarse a uno mismo en Google es ya una costumbre establecida, ya sea por mera curiosidad, por ego o por vanidad, pero para bien o para mal ya no solo somos nosotros mismos los que nos buscamos en la red, sino que esta “costumbre” se ha establecido ya en todos los entornos de nuestra vida: nos cotillean, espían, vigilan desde muchos frentes, empezando por una nueva relación de pareja hasta el reclutador o el director de recursos humanos de esa empresa donde hemos “echado” el CV.

En cualquier caso, buscarse a uno mismo en Internet o encargar informes de “Imagen de marca” profesionales, puede considerarse una muy buena práctica preventiva, puesto que nos ayudará a saber si nuestra reputación está en peligro, si estamos expuestos a un robo de identidad o si nuestros datos están incluidos en lugares que no deseamos.

Al navegar por Internet, dejas un rastro digital de palabras y fotos que son capturadas e indexadas por los robots de Google. El hecho de buscar tu nombre en Google puede llevarte muchas sorpresas, pero no solo con el nombre incluso con información confidencial como puede ser introducir en el buscador nuestro número de DNI, en cualquiera de estos casos nos llevaremos las manos a la cabeza al comprobar que, al realizar estas búsquedas, aparecen todos nuestros datos: domicilio, DNI, nombre completo… Es decir, todo lo necesario para, por ejemplo, abrimos una cuenta en una compañía telefónica.

Una vez hemos averiguado que nuestros datos personales, aquellos que considerábamos confidenciales, están al alcance de todo el mundo a un solo clic, llega el momento de preguntarnos qué podemos hacer y cómo actuar. La situación no es un tema baladí. Si intentamos actuar por nuestra cuenta nos daremos cuenta de que nos pondrán todo tipo de trabas, por lo que delegar este procedimiento en expertos nos ahorrará tiempo, quebraderos de cabeza y por supuesto nos dará mejor resultado.

Un abogado experto estudiará las diferentes opciones que más podrían interesarnos. En primer lugar, el experto buscará la eliminación de estos datos dentro de la propia web que los aloja y, si esto no fuera posible, o simultáneamente, optará por solicitar a Google la “desindexación” de estos datos. Lo recomendable en ambas actuaciones es acudir a abogados expertos en la materia, estos se pondrán en contacto con Google y con los Webmaster de los enlaces donde se alojan nuestros datos, ejerciendo en nuestro nombre, según proceda, el Derecho al Olvido (Sentencia del TJUE de 13 de mayo de 2014) o aplicando el Derecho al el Honor y la Intimidad Personal y Familiar ( art. 18 8.4 de la Constitución Española) ejerciendo nuestro Derecho de Protección de Datos de carácter personal (LOPD) o cualquier otro derecho que pueda perjudicarnos, aplicando toda la normativa y jurisprudencia correspondiente para la defensa de nuestros derechos.

Si nuestras solicitudes fueran desestimadas u obtuviéramos un silencio por respuesta, deberemos acudir a la Agencia de Protección de Datos, recordando que la misma AEPD matiza textualmente que “el procedimiento a seguir pasa, en primer lugar, por dirigirse a quien está tratando sus datos y si este no atiende la petición, el afectado podrá acudir a la agencia para que revise su caso. Este organismo evaluará si la reclamación se atiende o se desestima y se dirigirá a los responsables para que se supriman determinados enlaces”. Es decir, previo a la AEPD debemos agotar la vía “amistosa” extrajudicial.

Estos procedimientos, tal y como hemos explicado, tiene su dificultad tanto técnica como jurídica, por lo que la recomendación es ponernos en manos de abogados para que sean estos los que redacten los escritos y hagan el seguimiento de los mismos para, en caso de desistimiento o silencio, sean los que acudan a la AEPD en nuestro nombre.

Espero y deseo que esta información resulte de vuestro interés

 

Normas APA referencia: Carlos Mur pertenece al Registro de Auditores de los Sistemas de Información perteneciente al Consejo Superior de Economistas y bufete de abogados LEGALITAS.

MAL NEGOCIO – GESTOR DOCUMENTAL EL EMAIL

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En la mayoría de las organizaciones en las que he trabajado como consultor en gestión documental, uno de los temas prioritarios a solucionar es como gestionar el correo electrónico. Recientemente he leído dos documentos relacionados con el tema de la gestión del correo electrónico. En el primero, se hace una estupenda recopilación del estado del arte, si bien visto desde la óptica de la preservación del e-mail como patrimonio histórico. (Prom, Christopher. Preserving e-mail. Digital Preservation Coalition Technology Watch Report 11-01 December 2011. DOI http://dx.doi.org/10.7207/twr11-01). El segundo es la política  interna de la gestión del correo electrónico en los  Archives Nationales de France. La gestión et l’archivage des courriels : Manuel pratique 1re partie. Ambos me han hecho reflexionar y recopilar en este post las ideas más importantes acerca de esta cuestión.

El crecimiento exponencial del uso del correo electrónico tanto para la comunicación externa como interna se ha aceptado normalmente sin planificar de forma corporativa cual es el uso y la forma de gestionarlo a lo largo del tiempo. En la mayoría de las organizaciones la responsabilidad sobre cómo gestionar los correos electrónicos descansa sobre los usuarios (emisores y receptores). En este sentido es frecuente encontrar que en una misma organización conviven “n” formas de utilizar y gestionar el correo electrónico, derivadas por las distintas interpretaciones realizadas por los usuarios finales. El correo electrónico es además un enorme consumidor de espacio en los servidores. Es por lo tanto frecuente que en las organizaciones se limite el tamaño de los buzones de correo, obligando a los usuarios a eliminar correos para permitir seguir enviando y recibiendo. El correo electrónico es utilizado como trasmisor de documentos electrónicos en forma de adjuntos. Esta práctica totalmente cotidiana es la fuente de creación de copias incontroladas de los documentos electrónicos.

En las instituciones en las que se ha establecido una política específica de correo electrónico, casi siempre se ha hecho desde el punto de vista estrictamente tecnológico o de protección de datos, sin tener en cuenta que los correos electrónicos pueden ser documentos a gestionar.

Para gestionar los correos electrónicos como documentos podemos definir distintas estrategias que pueden variar desde:

  • imprimir copias en papel de los correos electrónicos, si bien la autenticidad y fiabilidad de estas copias es prácticamente nula.
  • duplicar todos los mensajes trasmitidos a otro almacenamiento fuera del servidor sin intervención del usuario, lo que fundamentalmente se hace cuando  la organización se quiere curar en salud de los riesgos de destrucción de e-mail (las soluciones que nos ofrece el mercado para esto son denominadas e-mail archiving)
  • establecer una serie de carpetas compartidas en el servidor de correo que permiten que de forma manual o en algunos casos automatizada, los correos se clasifiquen en un estructura previamente establecida, sin sacarlos de su entorno de producción.
  • trasladar los correos electrónicos al repositorio documental corporativo mediante herramientas de usuario o sistemas automatizados. Esto normalmente conlleva la conversión de los correos electrónicos a otros formatos como PDF o XML (casi todas la aplicaciones EDMRS incluyen módulos que facilitan esta tarea)

Pero cuando todavía no hemos conseguido asentar las buenas prácticas en la gestión del correo electrónico como documentos, quizás no nos tengamos que preocupar por el futuro. Empiezan a oírse voces que cuestionan el uso de esta tecnología en las organizaciones. En 2011 sorprendió mucho la noticia de que Atos Origin quería ser una compañía con 0 e-mails en tres años, como medio para combatir la sobrecarga de información. La noticia, que se produjo en Febrero, tuvo tanto impacto que se ha ido diseminando por la red durante mucho tiempo y medios de comunicación muy distintos se han hecho eco de la misma, algunos con entradillas tan llamativas como “La muerte del e-mail….Web de Atos. Comunicados de Prensa.

Fuente documental: Carlos Bustelo